Schreiben Sie Rechnungen mit dem RR-Kanzlei-Rechnungsmodul.
Sie können manuelle Rechnungen für den Mandanten erstellen oder automatische Pauschal- bzw. Akontorechnungen, die in der Auftragsverwaltung eingestellt wurden, erzeugen.
Rechnen Sie einzelne Aufträge, Teilleistungen oder mehrere Aufträge zusammen ab. Grundlage dafür sind alle erfassten Tätigkeiten aus der Leistungserfassung zum Mandanten oder zur Mandantengruppe, die Sie direkt mittels eines Auswahldialoges mit umfangreichen Filterfunktionen übernehmen und somit abrechnen oder belasten können. Dabei werden Ihnen die Leistungen farblich markiert, um Ihnen anzuzeigen, ob es sich um normale, unproduktive mandantenbezogene Leistungen oder Auslagen handelt. Der hiermit gebotene gesamte Überblick bildet die Voraussetzung für eine konsequente Abrechnung und vermeidet das Übersehen von erbrachten Leistungen.
Auch im Rechnungsmodul können Sie nach Ihren Vorgaben diverse Grunddaten festlegen. Dazu zählen u.a. eigene Textbausteine für die Vor- und Nachtexte in der Rechnung oder Papiervorlagen mit ihren vordefinierten Texten. Rechnungstexte lassen sich mit Hilfe von Variablen wie z.B. Mandant, Rechnungsdatum oder –betrag automatisch bei Anlage einer Rechnung vervollständigen. So brauchen Sie sich nach einmaliger Einrichtung nur um die Rechnungspositionen zu kümmern. Die Anschrift und andere Daten werden automatisch aus den Mandantenstammdaten übernommen.
Drucken Sie Rechnungen nach Ihren eigenen Layoutvorstellungen.
Bei der Erstinstallation und Programmeinrichtung werden Ihnen Rechnungslayouts nach Ihren individuellen Bedürfnissen erstellt. Sie bestimmen was auf der Rechnung stehen soll und wie es formatiert werden soll. RR-Kanzlei unterstützt zudem mehrere Rechnungslayouts, so dass sie für unterschiedliche Abrechnungen auch unterschiedliche Rechnungslayouts verwenden können.
Organisieren Sie Rechnungen in verschiedene Re-Nr.-Kreise.
Damit Ihnen der Überblick bei den vielen Rechnungen nicht verloren geht, haben Sie mit RR-Kanzlei die Möglichkeit, eigene Re-Nr.-Kreise anzulegen und darin ihre Rechnungen abzulegen. [So können zum einen Rechnungen jährlich und zum andern interne Abrechnungen von den Mandantenrechnungen getrennt werden.]
Haben Sie Kosten und Erlöse während des Schreibens der Rechnung im Blick.
Die bei der Abrechnung der Mandanten festgelegten Honorare gehen als Erlöse in die Deckungsbeitragsrechnung ein. Da die Kostenseite bereits zum Zeitpunkt der Leistungserfassung aufgezeichnet wurde, haben Sie während der Rechnungserstellung jederzeit den erzielten Deckungsbeitrag als Differenz von Erlösen und (kalkulatorischen) Zeitkosten im Blick.
Selbstverständlich werden die Kosten und Deckungsbeiträge bei Mitarbeitern, die keine Kosten sehen dürfen, ausgeblendet (siehe Administration in der Navigationsleiste).
RR-Kanzlei unterstützt Rechnungsexport zur Weiterverarbeitung
Sie können die Rechnungswerte an die eigene FIBU zur weiteren Verarbeitung übergeben. Sofern Sie über Lastschrifteinzugsermächtigung verfügen, besteht die Möglichkeit, eine Clearingdatei zu erzeugen, die Sie dann elektronisch per separatem Online-Banking-Programm oder als Clearingdiskette zu Ihrer Bank schicken können. Weitere Funktionen diesbezüglich sind das Drucken eines Rechnungsausgangsbuchs oder von Überweisungsträger.
Zu den weiteren Besonderheiten des Abrechnungsprogramms zählen u.a. noch die Möglichkeit automatisch Belastungsrechnungen zu erzeugen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie sehr viele erfasste Leistungen haben, die Sie einem Mandanten nicht in Rechnung stellen können bzw. wollen und Sie diese Leistungen in eine Rechnung belasten. Dadurch werden die entstandenen Kosten und Zeiten dieser Rechnung zwar zugeordnet, der eigentliche Rechnungsbetrag wird aber nicht verändert.
Rechnungen werden in vier verschiedene Stati organisiert, so dass den Rechnungen ein differenzierter Bearbeitungsstand zugeordnet wird. RR-Kanzlei unterscheidet dabei unter Vorschlagsrechnungen, kontrollierte Rechnungen, fertige Rechnungen und gedruckte Rechnungen. Dies erlaubt es Ihnen u.a. Rechnungen ohne die Vergabe einer Rechnungsnummer schreiben zu können.
Im Überblick
Abrechnung von mehreren Aufträgen in einer Rechnung
Teilabrechnung von Aufträgen, ohne Unteraufträge anlegen zu müssen
Automatische monatliche oder quartalsweise Akonto- bzw. Pauschalrechnungen
Rechnungsausgangsbuch
Mehrere Rechnungsnummernkreise möglich: dadurch Abbildung mehrerer Firmen möglich
Je Wirtschaftsjahr (auch abweichendes möglich) neue Vergabe von Rechnungsnummern, so dass Rechnungen für das alte und für das lfd. Jahr gemischt geschrieben werden können
Individuelle Rechnungslayouts (Rechnungsformulare)
Ausdruck anpassbarer Anlagen zu Rechnung für intern oder für die Weitergabe an den Mandanten
Mehrere Stundensätze von Mitarbeitern zu verschiedenen Mandanten
Differenzierung der Stundensätze nach Auftragskategorien / Fachgebieten
Abrechnung nach StBVV, RVG und völlig frei nach Zeit oder mit Pauschalen
Abbildung des Status von Rechnungen -> Kontrollieren von Rechnungsvorschlägen der Mitarbeiter direkt am PC (Vorschlag, Kontrollier, Fertig, Gedruckt mit jeweils individuellen Zugriffsrechten)
Unterstützung steuerfreier Rechnungen
Anzeigen/Kopieren von Vorjahresrechnungen oder beliebiger vorheriger Rechnungen (auch von anderem Mandant, auch von Mustermandant mit Musterrechnung)
Mitarbeiterauswahl bei Anzeige offener Leistungen
Gezielte Abrechnung eines definierten Zeitraums (z. B. letztes Quartal)
Anzeige des abgerechneten Leistungszeitraums (für Entstehung der Umsatzsteuer)
Frei konfigurierbare Rechnungstexte
Formeln / Variablen in Rechnungstexten möglich (Rechnungsvortext, Rechnungsnachtext, Rechnungsgruß), dadurch z. B. individuelles Zahlungsziel
Abrechnung von Aufträgen unterschiedlicher Mandanten in einer Rechung (Gruppenrechnung) ohne umbuchen zu müssen (trotzdem korrekte Auswertung)
Akontorechnungen und Akontoverrechnung, auch Teilverrechnung von Akonti